Synchronisation en temps réel Workday

La synchronisation en temps réel (RTS) de Workday permet à Okta de recevoir les événements de création, de mise à jour et d'arrêt des utilisateurs Workday en temps réel. Les modifications apportées aux utilisateurs dans Workday sont immédiatement répercutées dans Okta et ses applications en aval.

La synchronisation en temps réel (RTS) est utilisée pour déclencher la mise à jour de Workday dans Okta en temps réel. Utilisez-la pour les modifications où le facteur temps est essentiel, comme l'arrêt immédiat d'un travailleur. Un processus opérationnel doit être configuré dans Workday pour envoyer le déclenchement à Okta en vue de lancer ce processus. L'importation RTS comprend les attributs de base, les attributs personnalisés à date d'effet non future et future.

Okta recommande vivement d'utiliser la synchronisation en temps réel (RTS) pour les importations planifiées qui s'exécutent à un intervalle d'un à deux jours. En effet, certaines actions moins fréquentes dans Workday ne déclencheront pas la RTS. Des importations planifiées sont donc nécessaires pour faire concorder ces actions.

Conditions préalables

• Workday est configuré en tant que source de profil. Pour consulter les instructions de configuration, consultez Workday.
• Créer un compte Okta pour un administrateur RTS Si vous pouvez affecter le rôle de super administrateur au compte, vous pouvez également définir un rôle personnalisé et lui affecter le moins de privilèges possible. Consultez Rôles d'administrateur personnalisés Définissez le rôle personnalisé de la manière suivante :
  • Le rôle personnalisé doit disposer des autorisations suivantes :
    • Gérer les utilisateurs (toutes les autorisations sous Utilisateur)
    • Gérer l'appartenance au groupe (sousGroupe)
    • Gérer les applications (toutes les autorisations sous Application)
  • Créez et affectez un ensemble de ressources au rôle. Cet ensemble de ressources doit contenir à la fois des utilisateurs et des applications. Consultez Créer un ensemble de ressources.

Fonctionnalités

Actions Workday non prises en charge par la RTS :

• Les mises à jour de l'attribut Second e-mail ne déclenchent pas la RTS.
• Les mises à jour de l'attribut Nom d'utilisateur du manager ne déclenchent pas la RTS.

Le tableau suivant indique si une fonctionnalité nécessite une mise à jour des attributs de base pour déclencher la RTS. Une liste des attributs de base suit ce tableau.

Fonctionnalités	Nécessite une mise à jour de l'attribut de base pour déclencher le RTS
Créer un nouvel utilisateur	Non
Mettre à jour de l'attribut de base de l'utilisateur	Non
Licencier l'utilisateur	Non
Mettre à jour l'attribut personnalisé des utilisateurs	Oui
Créer un nouveau groupe	Oui
Mettre à jour le nom de groupe et la description	Oui (non recommandé. Consultez la section Gérer les groupes d'approvisionnement Workday
Mettre à jour les paramètres de n'importe quel groupe	Oui
Ajouter un nouvel utilisateur à un groupe	Non
Mettre à jour de l'attribut de base de l'utilisateur dans le groupe	Oui
Supprimer un utilisateur Okta d'un groupe	Oui

Le tableau suivant énumère les attributs de base :

Nom d'affichage	Nom de variable	Type
Nom d'utilisateur	userName	Chaîne
Prénom	firstName	Chaîne
Nom	lastName	Chaîne
E-mail	email	Chaîne
Second e-mailϕ	secondEmail	Chaîne
Numéro de téléphone mobile	mobilePhone	Chaîne
ID de l'employé	employeeID	Chaîne
Type de travailleur	accountType	Chaîne
Titre	businessTitle	Chaîne
ID du manager	managerId	Chaîne
Nom d'utilisateur du manager	managerUserName	Chaîne
Numéro et rue	streetAddress	Chaîne
Ville	ville	Chaîne
Département	département	Chaîne
Code postal	postalCode	Chaîne
Pays (ISO-3166)	countryCode	Chaîne
Organisation de supervision	supervisoryOrd	Chaîne
Unité commerciale	businessUnit	Chaîne
Numéro de téléphone professionnel	workPhone	Chaîne
Emplacement	emplacement	Chaîne

^ϕ Okta n'importe pas ou ne définit pas la valeur pour secondEmail. Vous pouvez utiliser un attribut personnalisé pour récupérer une valeur pour cela depuis Workday. Consultez la section Attributs personnalisés Workday

Désactivation de la RTS

• La RTS suit les mêmes règles de désactivation lorsqu'elle interroge l'utilisateur en temps réel. ConsultezDésactivation.
• Les utilisateurs peuvent être désactivés immédiatement lors de la synchronisation si la logique de désactivation immédiate a été configurée. Consultez Motifs de désactivation immédiate.
• Le changement de nom de groupe n'est pas recommandé en conjonction avec la RTS. Consultez Gérer les groupes d'approvisionnement Workday.

Configurer la RTS dans Workday

• Créer un système d'intégration
• Ajouter des attributs d'intégration au système d'intégration
• Ajouter des abonnements au système d'intégration
• Associer l'utilisateur d'intégration au système d'intégration
• Modifier le processus opérationnel pour ajouter le système d'intégration

Créer un système d'intégration

1. Connectez-vous à Workday en tant qu'administrateur.
2. Saisissez Créer un système d'intégration dans le champ de recherche situé dans le coin supérieur gauche de l'écran.
3. Saisissez les informations suivantes :
   • Nom du système : le nom souhaité pour le système d'intégration.
   • Modèle : sélectionnez  Nouveau modèle d'utilisation, puis sélectionnez Travailleur- Okta dans la liste.
   • Cliquez sur OK.
4. Sélectionnez Activer tous les services  et vérifiez que toutes les cases de la colonne Activé sont sélectionnées.
5. Vous pouvez voir l'erreur suivante. Vous pouvez l'ignorer, car vous terminez la configuration dans la section suivante.

   

6. Après avoir confirmé les valeurs, la page Système d'intégration s'ouvre.

Ajouter des attributs d'intégration au système d'intégration

1. À côté de Système d'intégration, cliquez sur Actions, puis accédez à Système d'intégration Configurer les attributs d'intégration :

2. Cliquez sur le signe plus (+) des champs Point de terminaison de l'APIOkta  et  Jeton d'APIOkta pour ajouter une nouvelle entrée à chaque attribut.

Point de terminaison de l'API Okta

Dans l'URL https://<ENVIRONMENT>/api/v1/app/<Identity Provider ID>/activities, utilisez les éléments suivants :

• Environnement : par exemple, acme.okta.com, mycompany.okta.com
• ID du fournisseur d'identité : depuis le lien Voir les instructions de configuration sous l'onglet Authentification de l'application Workday. Utilisez la valeur générée pourÉmetteur dans les instructions de configuration.

Pour obtenir le jeton d'API Okta, procédez comme suit :

1. Créez un compte de service Okta.
2. Affectez le rôle de super administrateur au compte de service.
3. Connectez-vous à Okta à l'aide des informations d'identification de cet utilisateur.
4. Depuis la page Admin Dashboard, accédez à SécuritéAPI.
5. Cliquez sur Créer un jeton, puis saisissez un nom pertinent pour celui-ci.
6. Copiez le jeton et utilisez-le dans le formulaire.

Ajouter des abonnements au système d'intégration

1. Cliquez sur le bouton des points de suspension (trois points) à côté du système d'intégration, puis accédez à Système d'intégration Modifier les abonnements.

2. Sous S'abonner à des types de transactions spécifiques, sélectionnez les éléments en fonction des types d'événements requis. (Consultez le tableau 3 pour connaître les spécifications des types de transactions.)

3. Cliquez sur le signe moins (-) sous Points de terminaison externes pour supprimer la configuration pour le Point de terminaison externe.

4. Cliquez sur Ajouter l'intégration de lancement, puis ajoutez les valeurs indiquées dans le Tableau 1 

5. Vous pouvez voir l'alerte suivante. Vous pouvez l'ignorer, car elle sera corrigée dans la section suivante.

   

Tableau 1 

Champ	Types de valeur	Valeur
Travailleurs	Déterminer la valeur au moment de l'exécution	Cibles des transactions
Au moment de l'entrée	Déterminer la valeur au moment de l'exécution	Moment d'entrée de la transaction
Données effectives	Déterminer la valeur au moment de l'exécution	Moment d'entrée de la transaction

Associer l'utilisateur d'intégration au système d'intégration

Cet utilisateur du système d'intégration doit être créé comme décrit dans Créer un utilisateur du système d'intégration dans Workday.

1. Cliquez sur les suspension (trois points) à côté du Système d'intégration, puis modifiez le Compte Workday.

2. Sélectionnez l'Utilisateur du système d'intégration sous Compte Workday et ajoutez-le. Cela associe l'Utilisateur d'intégration au Système et termine la configuration du Système d'intégration.

Modifier le processus opérationnel pour ajouter le Système d'intégration

1. Cet exemple utilise le processus opérationnelEmbauche . Pour connaître le type de processus opérationnel approprié, consultez le Tableau 3.
2. Saisissez bp: hire  dans le champ de recherche Workday.
3. Sélectionnez Embauche pour le locataire. Par exemple : Embauche pour Acme Inc. Ne sélectionnez pas le processus opérationnel par défaut.
4. Accédez à Modifier la définition.

5. Ajoutez une étape à invoquer une fois le processus d'embauche terminé. Trouvez la lettre de la colonne Ordre correspondant au Oui de la colonne Terminer. (Cet exemple le montre avec la lettre a).

   

6. Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une étape.

7. Définissez la valeur Ordre sur b. Il faut que le processus opérationnel invoque la synchronisation en temps réel après l'étape d'achèvement, qui est définie sur a.

8. Sélectionnez Intégration pour Type, puis cliquez sur OK pour enregistrer. Vous revenez à la page d'accueil du processus opérationnel.

9. Vous pouvez voir l'erreur suivante. Vous pouvez l'ignorer, car elle sera corrigée dans la section suivante.

   

10. Le bouton Configurer le système d'intégration s'affiche. Cliquez dessus pour lancer le processus de configuration.

11. Sélectionnez le Système d'intégration qui a été créé précédemment, puis cliquez sur OK.

12. Ajoutez les valeurs indiquées dans le Tableau 2

Tableau 2

Champ	Types de valeur	Valeur
Travailleurs	Déterminer la valeur au moment de l'exécution	Travailleur
Au moment de l'entrée	Déterminer la valeur au moment de l'exécution	Date et heure de l'exécution
Date d'effet	Déterminer la valeur au moment de l'exécution	Date d'effet

Cela permet de terminer les étapes d'ajout de l'événement Système d'intégration au processus opérationnel. Pour la synchronisation entre Workday et Okta, consultez le Tableau 3 pour connaître les combinaisons processus opérationnel/type de transaction idéales.

Tableau 3

N°	Type	Nom	Événement
1	Processus opérationnel	Embauche	Nouvelle embauche
2	Processus opérationnel	Arrêt	Arrêt
3	Processus opérationnel	Changement de poste	Poste, org de surveillance de l'organisation
4	Processus opérationnel	Titre	Changement de titre de poste
5	Type de transaction	Approvisionnement du compte - Type d'événement Lite	Changement d'ID Workday
6	Type de transaction	Changement de contact - Coordonnées	Changement de numéro de téléphone, d'adresse e-mail
7	Type de transaction	Modifier le compte Workday - Modifier le compte Workday	Changement du nom d'utilisateur et de l'ID de l'employé
8	Type de transaction	Changement de nom légal - Événement de changement de nom légal	Changement de nom
9	Type de transaction	Changement d'adresse d'une personne - Type d'événement Lite	Changement d'adresse (adresse professionnelle)

Maintenir les catégories d'arrêt dans Workday

Il y a deux façons de modifier ou d'afficher les catégories d'arrêt :

• Recherchez Maintenir les catégories d"arrêts dans la zone de recherche et sélectionnez l'arrêt pour les résultats.
• ID d'arrêt via le rapport ID d'intégration : recherchez les ID d'intégration, puis sélectionnez les valeurs appropriées.