Gérer les tâches

Les approbateurs et les utilisateurs qui sont affectés à une étape ont besoin d'une bonne visibilité et de contexte dans le cadre des requêtes. Ainsi, ils savent ce qu'ils doivent approuver et pour qui. Lorsqu'un demandeur soumet une requête, les tâches sont automatiquement affectées aux approbateurs. Ces affectations dépendent de la configuration du type de requête ou des conditions définies pour les requêtes d'accès.

Pour les requêtes gérées par types de requêtes, les approbateurs et les chargés de tâches peuvent consulter les détails de la requête. Ceux-ci incluent le demandeur, le créateur de la requête, le type de requête, le chargé de tâche, l'équipe, les balises et les abonnés. Les approbateurs qui font partie de l'équipe qui possède le type de requête ou qui sont également les chargés de la requête peuvent également modifier la requête.

Pour les requêtes gérées par conditions, les approbateurs et les chargés de tâches peuvent consulter les détails de la requête. Ceux-ci incluent le demandeur et les abonnés. Si un approbateur ou un chargé de tâches refuse la tâche, Okta ferme automatiquement la requête et le demandeur se voit refuser l'accès.

Dans les deux cas, les approbateurs peuvent chatter avec le demandeur depuis une requête. Si vous avez intégré Slack à Requêtes d'accès, le chat de la requête est synchronisé avec le chat de Slack. De même, si vous avez intégré Microsoft Teams à Requêtes d'accès, le chat de la requête est synchronisé avec le chat Microsoft Teams.

Vous pouvez définir des délégués pour les utilisateurs ou autoriser les utilisateurs (approbateur, chargé de tâches ou chargé de requêtes) à désigner un autre utilisateur comme délégué pour effectuer des tâches de gouvernance à leur place. Cela permet de s'assurer que les processus Governance ne se bloquent pas lorsque les approbateurs sont indisponibles ou que les tâches doivent être redirigées vers d'autres parties prenantes pendant une longue période. Consultez la section Gérer les délégués.

Pour comprendre en quoi les requêtes gérées par condition diffèrent de celles gérées par type de requête, consultez Considérations.

Gérer les tâches depuis l'app Web Requêtes d'accès

Pour approuver ou refuser une tâche issue de l'app Web Okta Requêtes d'accès, les approbateurs peuvent suivre les étapes suivantes :

Accéder à l'app Web Okta Requêtes d'accès depuis le tableau de bord des utilisateurs finaux.
Sélectionner Boîte de réception et accéder à l'onglet Ouvrir pour afficher les tâches en attente d'approbation.
Sélectionner une requête et consulter les détails de la requête, tels que le type de requête et les informations relatives au demandeur. En fonction des paramètres de la requête d'accès définis par l'administrateur pour le conflit de séparation des tâches, les approbateurs peuvent voir un avertissement lorsqu'ils approuvent la requête d'accès.

Si un utilisateur a soumis une requête au nom d'une autre personne, le créateur de la requête est répertorié dans le champ Demandé par et la personne pour laquelle il a demandé l'accès est affichée en tant que Demandeur.
Facultatif. Vérifier les informations suivantes fournies par le demandeur :
- Le demandeur répond aux questions sur la requête d'accès.
- Le journal des activités depuis l'onglet Activité .
- Remarques dans le chat du panneau central de la requête. Les approbateurs peuvent également demander des informations supplémentaires au demandeur dans le chat.
Sélectionner l'option appropriée.

Remarque :
Avant d'approuver une requête ou d'accorder l'accès, vérifiez toutes les requêtes ouvertes provenant du demandeur pour vous assurer qu'il n'y a aucun conflit entre les requêtes de droits et les règles de séparation des tâches.

Les choix varient en fonction du type de tâche et du fait que la requête soit gérée par des conditions ou par des types de requêtes :
- Questions : suivre les invites de l'interface utilisateur et répondre.
- Tâches d'approbation :
  - Facultatif. Si la case Justification de l'approbateur s'affiche, saisir la justification de la décision.
  - Cliquer sur Approuver ou Refuser.
- Tâches personnalisées : cliquer sur Marquer comme terminé.
- Tâches d'action : si l'action ne s'est pas exécutée automatiquement, ils sélectionnent Exécuter pour déclencher l'action manuellement et résoudre la tâche. Pour les requêtes gérées par type de requête, ils peuvent également sélectionner Annuler l'action pour résoudre la tâche sans qu'aucune action ne soit effectuée dans Okta.

Une fois une tâche traitée par les approbateurs, Okta déplace la requête vers l'onglet En attente si la requête est en attente d'une action automatisée.

Remarque :

Si une tâche automatisée n'aboutit pas, les chargés de la requête peuvent vérifier que les questions et les autres tâches de la requête sont terminées. La fonction Requêtes d'accès exécute automatiquement la tâche dès qu'un chargé de requêtes a saisi les informations manquantes. Les responsables des tâches peuvent choisir l'une des options suivantes :

Exécuter manuellement un workflow délégué en sélectionnant Exécuter manuellement.
Marquer la tâche comme terminée sans exécuter le flux en cliquant sur Marquer comme terminé.
Annuler la tâche sans exécuter le flux en cliquant sur Annuler l'action si la requête est gérée par types de requêtes.

Gérer les tâches depuis Slack ou Microsoft Teams

Les approbateurs peuvent également gérer les tâches directement depuis Slack ou Microsoft Teams si vous avez intégré Slack ou Microsoft Teams avec les requêtes d'accès. Voir Intégrer Slack à Requêtes d'accès et Intégrer Microsoft Teams à Requêtes d'accès.

Remarque :

Lorsque les utilisateurs soumettent ou approuvent des requêtes en utilisant Slack ou Microsoft Teams, ils utilisent la session d'application du chat et non la session Okta. Gardez cela à l'esprit lorsque vous configurez des Politiques de sessions globales et d'authentification à l'app pour votre org. Consultez Considérations et bonnes pratiques pour l'intégration de Slack et de Microsoft Teams.
L'option Approuver et refuser les requêtes est activée par défaut pour Slack. Lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent approuver les requêtes d'accès à un ensemble de rôles d'administrateur depuis Slack. Lorsqu'elle est désactivée, les approbateurs sont redirigés vers l'application Web Requêtes d'accès Okta pour approuver ou refuser la requête. Pour la désactiver, consultez Intégrer Slack.

Accéder à Okta ou à l'application de requêtes d'accès en utilisant l'une des méthodes suivantes :
- Dans Slack, accéder à l'app Requêtes d'accès , puis à l'onglet Messages.
- Dans Microsoft Teams, accéder à l'app Okta , puis à l'onglet Chat.
Examiner les détails de la requête d'accès, comme les réponses du demandeur aux questions ou les messages de chat. Les approbateurs peuvent également chatter avec le demandeur en utilisant le thread associé à la requête.
Répondre aux questions affectées à l'approbateur.
Sélectionner l'option appropriée.

Remarque :
Avant d'approuver une requête ou d'accorder un accès, vérifiez toutes les requêtes ouvertes provenant du demandeur. Recherchez toute requête de droit susceptible d'entrer en conflit avec vos règles de séparation des tâches.

Les choix varient en fonction du type de tâche et du fait que la requête soit gérée par des conditions ou par des types de requêtes :
- Questions : suivre les invites de l'interface utilisateur et répondre.
- Tâches d'approbation :
  - Facultatif. Si la case Justification s'affiche, saisissez la justification de votre décision.
  - Cliquer sur Approuver ou Refuser.
- Tâches personnalisées : cliquer sur Marquer comme terminé.
- Tâches d'action : si l'action ne s'est pas exécutée automatiquement, ils sélectionnent Exécuter pour déclencher l'action manuellement et résoudre la tâche. S'il clique sur Marquer comme terminé, la tâche est résolue sans qu'aucune action ne soit effectuée dans Okta.