Access Requestsチームを作成する
チームを使用すると、ユーザーを論理グループに編成し、リクエストの割り当てを自動化できます。チームを使用して、リクエストが正しい関係者に届くようにし、正しく監視されるようにします。
チームに既存の部門の構造を反映させることができます。また、特定のビジネスニーズに合わせて新しい構造を作成できます。チームで同じメンバーを1人以上共有できますが、各チームの範囲は異なります。
たとえば、ヘルプデスク部門のすべてのメンバーはヘルプデスクチームの一員となりますが、部門内の一部の従業員は、高度なリクエストを解決するために使用される別の第2層チームの一員でもあります。このアプローチにより、組織はリクエストを適切な承認者にルーティングしながら、アクセスをより適切に制限し、リソースを保護できます。
デフォルトでは、Access Requestsはすべての組織に対してITチームを作成します。
システムにより、リクエストの受信に使用される各チームにメールアドレスが自動的に割り当てられます。Access Requestsは、この受信トレイに送信されたメールを既存のリクエストタイプと照合します。組織がAccess Requestsの外部に共有受信トレイを既に所持している場合、既存のプロセスを保持して、メールをAccess Requestsチームのメールに転送できます。
開始する前に
このタスクを開始する
- Access RequestsのAdmin Consoleを開きます。
- ［Teams（チーム）］に移動し、［Add Team（チームを追加）］をクリックします。［Add a team（チームを追加）］ウィンドウが開きます。
- チームを構成します。
設定 アクション アイコン チームを識別するアイコンを選択します。 名前 チームを識別する名前を指定します。 URL チームダッシュボードへのアクセスに使用するURLを指定します。 説明 説明を入力します。 メンバー チームに1人以上のメンバーを追加します。 - チームの設定を構成します。
設定 アクション ［Invite Only（招待のみ）］ ユーザーがチームに参加する前に招待を必須とする場合、この設定を有効にします。 ［Request Privacy（リクエストのプライバシー）］ すべての受信リクエストをプライベートとマークする場合、この設定を有効にします。これは、機密性の高い内容が含まれる可能性のあるリクエストに役立ちます。プライベートリクエストは、依頼者、関連チームのメンバー、およびフォロワーとしてリクエストに明示的に割り当てられたユーザーにのみ表示されます。
注：Access Requests管理者は、関連するチームに割り当てられているか、特定のリクエストのフォロワーとして追加されていない限り、プライベートリクエストを表示できません。
［Auto-assign（自動割り当て）］ リクエストをチームメンバーに割り当てる方法を調整する場合、この設定を有効にします。 オプションは次のとおりです。
- ［Rotate through team members（チームメンバーをローテーションする）］：チームメンバーへの割り当てを論理的な順序で循環させます。
- ［To a specific user（特定のユーザーに対して）］：このチームのすべてのタスクを特定のメンバーに割り当てます。
- ［Create team（チームの作成）］をクリックします。
システムによりチームが作成され、チームダッシュボードが開きます。チームを作成した後、ほとんどの組織はAccess Requestsを追加のリソースと統合します。「Access Requestsの統合」を参照してください。
リクエストタイプに関連付けられているチームを削除すると、そのリクエストタイプが無効になります。リクエストタイプが無効になると、管理者はメール通知を受け取ります。